Datenschutz bei Versicherungen: Wie DORA zum Effizienztreiber wird

Datenschutz bei Versicherungen ist heute ein strategisches Thema. Der Schutz sensibler Kundendaten entscheidet über Resilienz, Effizienz und die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. 

Mit dem Digital Operational Resilience Act (DORA) sind die Anforderungen jetzt noch einmal gestiegen: Versicherungen müssen Datenschutzverletzungen verhindern, Cyber-Resilienz nachweisen und Datenaustausch nachvollziehbar dokumentieren. Das erhöht den Handlungsdruck – eröffnet aber auch die Chance, Prozesse neu zu denken, zu vereinfachen und effizienter aufzustellen. 

Wer DORA konsequent umsetzt, verbindet regulatorische Anforderungen direkt mit nachhaltigem unternehmerischem Mehrwert.

Warum Versicherungsunternehmen beim Datenschutz handeln müssen

Versicherungsunternehmen verarbeiten täglich hochsensible Informationen: die personenbezogenen Daten der Versicherten. Name, Adresse, Kontodaten und Vertragsdetails gehören ebenso dazu wie ärztliche Diagnosen, Gutachten oder Schadensberichte. Das macht sie zum bevorzugten Angriffsziel: Laut BSI-Bericht zur Lage der IT-Sicherheit in Deutschland hat sich 2024 die Zahl gemeldeter IT-Sicherheitsvorfälle im Finanz- und Versicherungssektor im Vergleich zum Vorjahr verdoppelt.

Schon eine einzige Datenschutzverletzung – etwa durch den Verlust unverschlüsselter Kundendaten – kann dabei massive Reputationsschäden, Bußgelder und Kundenabwanderung bedeuten.

DORA verschärft den Handlungsbedarf

Mit DORA sind die Anforderungen an Versicherungsunternehmen jetzt nochmal deutlich gestiegen. Reaktive Datenschutzmaßnahmen reichen nicht mehr aus. Gefragt sind belastbare, sichere Prozesse – als Grundlage für nachhaltige Compliance, Effizienz und Vertrauen.

• Versicherer müssen nachweisen können, dass ihre IT-Systeme und kritische Prozesse gegen Störungen und Angriffe abgesichert sind.

• IT-Sicherheitsvorfälle müssen innerhalb von 24 Stunden an die zuständigen Behörden gemeldet werden – inklusive detaillierter Nachweise zur Datenverarbeitung und zu getroffenen Schutzmaßnahmen.

• Auch Drittparteien wie IT- und Cloud-Anbieter unterliegen DORA. Versicherungen sind verpflichtet, Verträge und Kontrollmechanismen anzupassen und regelmäßig zu prüfen.

• Versicherungsunternehmen müssen ihre Systeme regelmäßig auf Schwachstellen und Belastbarkeit überprüfen, unter anderem durch Penetrationstests und Notfallübungen.

• Es braucht klar definierte Verantwortliche für Cybersicherheit und Reaktionen im Krisenfall.

Hinzu kommen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit Jahren Transparenz, Löschpflichten und Datenschutz-Folgenabschätzungen verlangen.

Typische Schwachstellen im Datenaustausch von Versicherungen

Wer beim Datenaustausch in Versicherungen noch auf Insellösungen, manuelle Prozesse oder unstrukturierte Datenerfassung setzt, bindet interne Ressourcen mit aufwendigen Audits, Wartungsarbeiten und ineffizienten Abläufen. Trotzdem nutzen viele Versicherungen noch einen Flickenteppich aus unterschiedlichen Lösungen für die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden.

In der Praxis führt das zu typischen Schwachstellen:

• Lückenhafte Systemlandschaft: Unterschiedliche Tools für Kunden, Partner und Behörden führen zu Medienbrüchen, erhöhen den Wartungsaufwand und schaffen unnötige Sicherheitslücken.

• Unsichere Übertragungswege: Wenn Schadensmeldungen oder Gesundheitsdokumente übermittelt werden, fehlt oft eine durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Das macht die Kommunikation anfällig für Datenklau oder Manipulation.

• Fehlende Standardisierung: Ohne klar definierte Prozesse und einheitliche Schnittstellen entstehen ineffiziente Abläufe. Daten müssen manuell geprüft, umverteilt oder archiviert werden, was Fehlerquoten erhöht und Bearbeitungszeiten verlängert.

• Unzureichende Dokumentation und Nachvollziehbarkeit: Im Falle eines Audits oder einer Datenschutzpanne fehlen oft lückenlose Protokolle über die Datenübertragungen.

• Steigende Komplexität und Belastung für IT-Teams: Mehrere Tools sowie manuelle Workflows zu verwalten, bindet wertvolle Ressourcen. Werden regulatorische Anforderungen einzeln statt ganzheitlich umgesetzt, schafft das unnötige Redundanzen im System.

Warum DORA die Chance für echte Effizienz ist

Wer bei DORA im Finanzsektor und bei Versicherungen jetzt nur an neue Pflichten und Audits denkt, übersieht die Vorteile: Die Verordnung zwingt Versicherungen dazu, Prozesse zu überprüfen, zu dokumentieren – und dort zu vereinfachen, wo es bislang Reibungsverluste gab.

Denn viele Vorgaben lassen sich nur dann wirklich erfüllen, wenn die dahinterliegenden Strukturen klar geregelt, standardisiert und möglichst automatisiert sind. Ein Beispiel ist die Pflicht, Sicherheitsvorfälle innerhalb von 24 Stunden an Behörden zu melden. Das funktioniert nicht mit manuellen Ad-hoc-Abläufen – stattdessen braucht es einen klaren Prozess mit strukturierten Datenübergaben, Standardformularen und dokumentierten Verantwortlichkeiten.

Ähnlich ist es beim Austausch sensibler Daten mit Dritten: Wer weiterhin auf unterschiedliche Tools und individuelle Workarounds setzt, muss mehr warten, koordinieren, nachfassen – und verliert den Überblick. Stattdessen kann ein einheitlicher, sicherer Übertragungsweg den gesamten Austausch vereinfachen: für Kunden, Partner und das interne Team.

DORA fordert also nicht mehr Aufwand. Die Vorgaben schaffen vielmehr einen Rahmen, der Unternehmen dazu bringen soll, ihre Prozesse einfacher, sicherer und effizienter zu gestalten.

Wie Versicherer konkret von DORA profitieren können

Versicherungen, die ihre Prozesse im Rahmen der DORA-Anforderungen neu aufsetzen, haben die Chance, sie gleichzeitig zu modernisieren:

• Standardisierte Upload- und Übertragungswege (z. B. über verschlüsselte Formulare oder sichere Datenräume) sorgen für Struktur, Klarheit und Entlastung im Tagesgeschäft.

• Automatisierte Workflows stellen sicher, dass sensible Daten sicher eintreffen und auch gleich korrekt weiterverarbeitet oder abgelegt werden.

• Umfassende Plattformen, die alle Anwendungsfälle im sicheren Datenaustausch abdecken, ersetzen Insellösungen – und reduzieren dadurch neben Lizenz- und Wartungskosten auch Schulungsaufwand und Schnittstellenprobleme.

So unterstützt FTAPI Versicherungen bei Datenschutz und Effizienz

FTAPI bietet Versicherungen eine zentrale Plattform für sichere, effiziente und Compliance-konforme Datenaustauschprozesse. Dabei werden höchste Sicherheitsstandards mit einer einfachen und flexiblen Anwendbarkeit im operativen Alltag verbunden. Die Bausteine:

• SecuMails und SecuRooms: Über Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails und sichere virtuelle Datenräume tauschen Versicherungen vertrauliche Dokumente und Informationen mit Kunden, Gutachtern oder Behörden einfach aus – nachvollziehbar, revisionssicher und DSGVO-konform.

• SecuForms: Strukturierte, verschlüsselte Online-Formulare ermöglichen sichere Datenerfassung – etwa für Anträge, Schadensmeldungen oder Gesundheitsunterlagen. Medienbrüche werden vermieden, Fehlerquoten gesenkt und die Weiterverarbeitung wird beschleunigt.

• SecuFlows: Automatisierte Prozesse dafür, dass sensible Daten strukturiert weitergeleitet, bearbeitet und archiviert werden. Versicherer profitieren von klar definierten Workflows, höherer Transparenz und weniger manuellem Aufwand.

Versicherungen bekommen mit FTAPI also alles, was sie für sicheren Datenaustausch benötigen, in einer Plattform – ohne Insellösungen und Medienbrüche. Das sichert die Compliance, spart durch optimierte Prozesse Zeit sowie Ressourcen und minimiert das Risiko von Datenschutzverletzungen.

FTAPI wird dabei komplett in Deutschland entwickelt und betrieben – für maximale digitale Souveränität. Das Zero-Trust-Prinzip stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf sensible Daten zugreifen und niemand sonst (auch nicht FTAPI). Zertifizierungen wie ISO 27001 und BSI C5 sowie regelmäßige unabhängige Penetrationstests (zuletzt im März 2025 erfolgreich abgeschlossen) bestätigen, dass FTAPI höchste Datenschutz- und Informationssicherheitsstandards erfüllt und für Datenschutz in Versicherungen geeignet ist.

Fazit: DORA und Datenschutz als Hebel für zukunftsfähige Effizienz

DORA zeigt: Datenschutz und Cyberresilienz sind heute zentrale Erfolgsfaktoren für Versicherungen. Wer bestehende Systeme und Prozesse jetzt konsequent modernisiert, schafft die Basis für schnelle, sichere und nachvollziehbare Abläufe. Gleichzeitig sinken die Kosten, die Compliance ist sicher – und das Vertrauen von Kunden, Partnern und Aufsichtsbehörden wird nachhaltig gestärkt.

Mit zentralen Plattformen für sicheren Datenaustausch und strukturierte Datenerfassung erfüllen Versicherer nicht nur die Anforderungen von DORA und DSGVO. Sie nutzen die regulatorischen Vorgaben als Treiber für Innovation, Effizienz und Zukunftsfähigkeit.

FTAPI unterstützt die Versicherungsbranche dabei, Datenschutzprozesse neu zu denken und die Chancen der Digitalisierung erfolgreich zu nutzen: sicher, effizient und nachhaltig.