Vega Grieshaber KG setzt auf Nachhaltigkeit mit digitalisierten Gehaltsabrechnungen

Die Herausforderung.

Über 3.000 Seiten Papier - und das jeden Monat

Die Personalabteilung von VEGA stand bei der monatlichen Gehaltsabrechnung immer wieder vor dergleichen Herausforderung: die Abrechnungen wurden ausgedruckt, kontrolliert, nochmals ausgedruckt, kuvertiert und durch das HR-Team persönlich an über 1.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt. Alleine für die Verdienstabrechnungen fielen monatlich mehr als 3.000 bedruckte Seiten Papier an, hinzu kamen über 1.500 Umschläge.

Der zeitliche Aufwand für das Drucken und Verteilen ist hier noch nicht mit einberechnet.

"Die Umsetzung und Implementierung ging sehr schnell und FTAPI hat den Zeitplan genau eingehalten." Georg Boser, HR Business Partner

Die Lösung.

Benutzerfreundlich, übersichtlich und vertrauenswürdig

VEGA Grieshaber war auf der Suche nach einer Lösung, die nutzerfreundlich gestaltet und mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche ausgestattet ist. „Unser Ziel war von Anfang an, den Nutzern nur das zur Verfügung zu stellen, was sie tatsächlich benötigen und nicht mit Unmengen an Informationen und Möglichkeiten zu überfrachten,“ erklärt Georg Boser aus der VEGA-Personalabteilung, der das Projekt federführend betreute.
Nach dem Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Die Lösung musste einen sicheren Datenversand bieten und nicht eine bloße Datenübermittlung. „Wir haben einen Anbieter gesucht, der nachweislich Erfahrung damit hat, neben Gehaltsabrechnungen auch andere sensible Dokumente sicher zu übermitteln. FTAPI ist dieser Anbieter”, sagt Georg Boser.

Das Ergebnis.

So setzt VEGA Grieshaber KG die Lösung von FTAPI ein.

Nach der konkreten Ausarbeitung der Rahmenbedingungen und einer ersten Demo mit ausgewählten Nutzergruppen entschied sich VEGA dafür, FTAPI für alle Gehaltsabrechnungen einzusetzen. Für die sichere und verschlüsselte digitale Übermittlung kommt FTAPI SecuMails zum Einsatz.

Die Automatisierung des Versands an die korrekten Empfänger funktioniert per FTAPI SecuFlows: Die erforderlichen Daten stammen aus dem Abrechnungssystem und werden nach der Überprüfung automatisch digital an die einzelnen Empfänger versandt.

„Die Umsetzung und Implementierung ging sehr schnell und FTAPI hat den vorgegebenen Zeitplan genau eingehalten”, erinnert sich Georg Boser. Seitdem können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Abrechnungen genau dann ansehen, wenn sie sie brauchen.