Wie Behörden in einer digitalen Welt sicheren Datenaustausch erreichen können
Mehr Digitalisierung: Ja, klar! Aber wie?
Der Ruf nach mehr Digitalisierung in Behörden wird immer lauter. Nicht selten ist in der Presse zu lesen, dass die Wartezeiten für Bürger:innen immer länger werden, während gleichzeitig die Mitarbeiter:innen unter großem Stress arbeiten, um allem gerecht zu werden. Zusätzlich dazu hat auch im öffentlichen Dienst der Fachkräftemangel Einzug gehalten und viele Stellen sind aktuell nicht besetzt. Eine ungünstige Kombination, die es schnell abzuschaffen gilt. Die Frage ist nur: Wie?. Oft können Software-Lösungen helfen, umständliche manuelle Prozesse abzulösen oder die Kommunikation zwischen Sachbearbeiter:innen und Bürger:innen zu beschleunigen. So können beispielsweise Dokumente per E-Mail versendet oder eingereicht werden, ohne dass es ein persönliches Treffen für deren Austausch braucht. Zeitaufwendige Termine werden vermieden und Bürgeranfragen schneller abgearbeitet. Sicherer Datenaustausch für Behörden in digitalisierter Form kann zur Entlastung werden.
Sicherer Datenaustausch für Behörden: Wo kann eine Software unterstützen?
Doch nicht nur im Austausch mit Bürger:innen kann Software unterstützen. Wenn es darum geht, Angebote im Rahmen von Ausschreibungen bei externen Dienstleistern einzuholen, werden oft viele Daten ausgetauscht, die groß und schützenswert sind. Der postalische Weg ist in diesem Fall weder die schnellste noch die sicherste Option. Auch hier kann eine Software-Lösung Prozesse beschleunigen und für mehr Sicherheit sorgen, wenn der Versand der Daten verschlüsselt vonstatten geht.
Anmeldungen von Kindern in Schulen, Kitas oder Kindergärten sind natürlich auch digital möglich – wenn sichergestellt werden kann, dass diese sensiblen Daten geschützt und verschlüsselt versendet werden. Gerade Eltern freuen sich über eine unkomplizierte und zeitsparende Kommunikation. Wenn dabei digitale Prozesse im Hintergrund hinterlegt sind, kann dies auch den Arbeitsaufwand der Fachkräfte in den Einrichtungen extrem erleichtern, eine manuelle Ablage unnötig machen und dafür sorgen, dass diese besonders schützenswerten Daten nicht von unbefugten Dritten eingesehen werden können.
Bei langfristigen Kooperationen wie beispielsweise von Bauämtern mit Architekt:innen ist es wichtig, Daten zu organisieren, abzulegen und den Austausch nachvollziehbar zu machen. Und das auch für große Daten wie CAD-Zeichnungen, Baupläne, Fotos oder gar Videos. Gleiches gilt für die Gremienarbeit. Auch hier ist Nachvollziehbarkeit wichtig, um Entscheidungen für die Beteiligten transparent zu gestalten. Dies kann in sogenannten Datenräumen digital geschehen. Durch die Vergabe von Rechten wird sichergestellt, dass nur Befugte Zugriff auf die jeweiligen Daten haben.
Besondere Herausforderungen: Datensicherheit ist das A und O!
Wann immer personenbezogene und sensible Daten ins Spiel kommen, ist Datenschutz ein Muss! Das gilt auch für Behörden. Auf der anderen Seite sind sie durch das Onlinezugangsgesetz (OZG), das Behörden dazu verpflichtet, Verwaltungsleistungen auch digital zur Verfügung zu stellen, unter einem gewissen Druck. Es gilt also einen gute Lösung zu finden, die die Digitalisierung unter sicheren Bedingungen ermöglicht. Denn auch für die meisten Behörden gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die den Schutz personenbezogener Daten vorsieht. Deshalb ist eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Kommunikation die beste Option, wenn es um digitalen Datenaustausch geht. Denn so können nur Sender und Empfänger die übermittelte Nachricht oder Datei sehen, da der Sender verschlüsselt versendet und die Entschlüsselung erst beim Empfänger geschieht. Warum das so wichtig ist? Auch Behörden und öffentliche Einrichtungen werden immer häufiger Opfer von Cyberangriffen.
I need a hero - oder wie findet man die passende Software?
In der Theorie klingt das alles super, aber wie findet man, wenn Zeit eh schon Mangelware ist, die richtige Software, die zum Problemlöser werden kann? Das muss gar nicht so kompliziert sein:
1. Empfehlungen: Andere Behörden oder Abteilungen in der eigenen Behörde kämpfen mit den gleichen Problemen. Da macht es Sinn, sich einfach mal unter Kolleg:innen umzuhören und auf Empfehlungen aus 1. Hand zu setzen.
Internet-Bewertungen: auf Bewertungs-Portalen kann man sich einen Überblick über die Zufriedenheit der Nutzer:innen verschaffen. Hier ist nur Vorsicht geboten, dass man nicht auf sogenannte Fake-Bewertungen hereinfällt. Auffällig sind allzu gute Bewertungen, die unrealistisch klingen.
Ratgeber: Der FTAPI Ratgeber für Software zum sicheren Datenaustausch erklärt detailliert, woran man sich orientieren kann und gibt Antworten auf folgende Fragen: Was muss eine Software können? Welche Zertifizierungen sind wichtig und worauf sollte man achten, wenn es um die Betreuung nach dem Kauf geht?
Die FTAPI Platform im Überblick
Die FTAPI Platform bietet für alle oben genannten Beispiele mit seinen vier Produkten SecuMails, SecuRooms, SecuForms und SecuFlows die passende Lösung:
Mit den FTAPI SecuMails können Sie E-Mails in 4 verschiedenen Sicherheitsstufen versenden. Die intuitive Benutzeroberfläche dank Outlook Ad-In sorgt dafür, dass die Lösung von Nutzern schnell angenommen wird, da sie sich ohne Mehraufwand in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Daten in jeder beliebigen Größe versenden Sie damit unkompliziert. Das spart unnötige Workarounds oder den Griff zu unsicheren Dateiübertragungs-Lösungen. Dem Einsatz von Schatten-IT, also von IT-Ressourcen und -Systeme, die von Mitarbeitenden ohne Zustimmung oder das Wissen der IT-Abteilung oder des Managements verwendet werden, wird damit vorgebeugt. Dokumente, die von Sachberarbeiter:innen an Bürger:innen schnell verschickt werden müssen, können so einfach und sicher übermittelt werden. Wenn es um das sichere Einreichen von Daten geht, empfiehlt sich die SubmitBox als Ergänzung zu den SecuMails. Die bereits erwähnte Gemeinde Möhrendorf hat dies in die E-Mail Signatur der Sachbearbeiter:innen eingebunden. Ein weiterer Schritt in Richtung sicherer und vor allem unkomplizierter Behördenkommunikation.
Kurz und knapp bieten die FTAPI SecuMails:
- E-Mail-Verschlüsselung direkt in Outlook
- Beliebig große Dateien verschlüsseln und versenden
- Anpassbare Benutzeroberfläche
- Vier frei wählbare Sicherheitsstufen
Erleben Sie die SecuMails in dieser kurzen Demo in Aktion.
FTAPI SecuRooms sind virtuelle Datenräume. Hier können zum Beispiel bei der Gremienarbeit oder im Austausch mit Dienstleistern Dokumente abgelegt und organisiert werden. Zugriff darauf bekommt nur, wem Zugriffsrechte eingeräumt werden. Zusätzlich gibt es eine vollständige Aktivitäts-Historie für maximale Transparenz. Auch hier können Sie Ihre Daten in jeder Größe verschlüsselt, sicher und DSGVO-konform verwahren und mit externen Parteien kooperieren.
Zusammengefasst bieten die FTAPI SecuRooms
- übersichtliches Dateimanagement
- flexibles Nutzungs- und Rechtemanagement
- vollständige Aktivitäten-Historie
- durchgängige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Auch unsere SecuRooms können Sie hier interaktiv entdecken.
Mit den FTAPI SecuForms können Sie den Dateneingang strukturieren. Daten können verschlüsselt über die Webseite oder eine Online-Plattform eingereicht werden. Das wäre zum Beispiel eine Lösung für Kindergärten, wenn es um das Anmeldeverfahren geht. Auch Bewerbungsunterlagen können so zeitsparend organisiert werden. Außerdem können Sie SecuForms als sogenannter Behördenbriefkasten nutzen. Dadurch entsteht ein direkter Draht zu den Bürger:innen. Dabei können Sie die SecuForms so konfigurieren, dass man gezielt bestimmte Abteilungen kontaktieren kann. Verwenden Sie zudem ein benutzerdefiniertes Design, das Ihre Behörde repräsentiert. Auch mit den SecuForms können Dateien in beliebiger Größe DSGVO-konform übermittelt werden.
Die Vorteile im kurzen Überblick:
- Sicher und DSGVO-konform
- Für sehr große Daten geeignet
- Hohe Akzeptanz bei den Usern
- Schnelle und effiziente Weiterverarbeitung der Daten
Wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht, sind die FTAPI SecuFlows eine gute Wahl. Damit können Daten-Workflows digitalisiert werden. Denn gerade ständig wiederkehrende Arbeitsabläufe sind fehleranfällig und oft auch unnötig zeitraubend. Daten erfassen, austauschen und weiterverarbeiten geht damit fast wie von alleine. Und auch hier geschieht der Austausch verschlüsselt und damit DSGVO-konform. Zum Einsatz kommen die FTAPI SecuFlows im behördlichen Umfeld zum Beispiel beim Versand von Bescheiden oder bei den monatlichen Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden, die dann nicht mehr manuell ausgedruckt, frankiert und zur Post gebracht werden müssen.
Das bieten die FTAPI SecuFlows
- Benutzerfreundlich dank Outlook Add-In
- Reduzierung von Papier-, Druck- und Portokosten
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Transparenz durch Download-Bestätigungen
Kostenlose Erstberatung
Sie möchten die sichere Digitalisierung Ihrer Behörde mit unseren Produkten vorantreiben?
Dann buchen Sie noch heute einen Termin für eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung!