HR-Automatisierung: 5 zeitraubende Prozesse digitalisieren I FTAPI

Ihre Situation: Viel Verantwortung und hohe Arbeits-belastung.

Personal zu finden und zu binden gehört zu den wichtigsten Aufgaben im Unternehmen. Recruiting und Personalplanung werden immer anspruchsvoller. Entsprechend hoch sind Ihre Verantwortung und Ihre Arbeitsbelastung in der Personalabteilung.

Doch Ihr Team ist mit Routineaufgaben beschäftigt: Anfragen und Anträge, Dokumentation und Aktenablage nehmen einen Großteil des Tages ein. Es bleibt kaum Zeit, strategisch zu arbeiten oder sich persönlich um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu kümmern. Dadurch fällt es Ihnen schwer, die HR-Ziele zu erreichen. Eigentlich bräuchten Sie ein größeres Team und mehr Ressourcen, um alles zu schaffen…

Die Lösung für Entlastung beim Recruiting-Prozess.

Sie stellen von manuellen auf digitale Prozesse um und automatisieren sie teilweise oder ganz. Wiederkehrende Aufgaben wie Stammdatenerfassung, Bestätigung von Bewerbungen oder der Versand von Lohnabrechnungen sind prädestiniert dafür.

Ihr HR-Team wird dadurch von einer Menge Arbeit entlastet. Den gewonnenen Freiraum nutzen Sie, um mehr an strategisch wichtigen Aufgaben zu arbeiten: Sie tragen sichtbar höheren Wert zum Unternehmen bei. Zusätzlich bieten Sie Bewerbenden und Mitarbeitenden mit digitalen HR-Prozessen besseren Service und positionieren sich als moderner Arbeitgeber.

Wiederkehrende Aufgaben sicher automatisieren.

So profitieren Sie als Personalabteilung von der HR-Automatisierung.

Deutlich weniger Verwaltungsaufwand

Beschleunigen und automatisieren Sie wiederkehrende Routineaufgaben, die Sie bisher manuell durchgeführt haben. Studien belegen, dass Personalabteilungen durch Automatisierung 30-40 % des Verwaltungsaufwands einsparen können.

Vollständig DSGVO-konform

Personaldaten müssen besonders geschützt werden. Mit Papierakten erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen kaum. Viele digitale Lösungen dagegen sind DSGVO-konform, etwa durch verschlüsselte Datensicherung und geschützte Zugänge.

Nachhaltiger und günstiger

Durch den Verzicht auf Papierakten und Postversand senken Sie nicht nur Ihre Kosten – sondern auch Ihren Ressourcenverbrauch und den CO₂-Ausstoß. Sie leben als Personalabteilung vor, was nachhaltiges und verantwortungsvolles Handeln bedeutet.

Zufriedenere Mitarbeitende

Aufwendige Verwaltungsprozesse nerven nicht nur Sie, sondern alle. Moderne, digitale Prozesse entlasten Ihre Mitarbeitenden und tragen zur Zufriedenheit bei. Ihre Personalmanager*innen haben wieder Zeit, sich intensiv um die einzelnen Menschen zu kümmern.

Mehr Erfolg im Recruiting

Der Wettbewerb um qualifizierte Kandidat*innen ist hart. Durch Automatisierung können Sie auf Bewerbungen schnell reagieren und keine Anfrage bleibt liegen. Bewerber*innen fühlen sich von Anfang an gut betreut und Sie erhöhen ihre Chancen im Recruiting.

Höheres Ansehen im Unternehmen

Statt mit Papierkram beschäftigen sich Ihre Personalmanager*innen mit Themen, die Ihr Unternehmen wirklich weiterbringen: etwa mit Personalentwicklung oder -planung. Sie liefern bessere Ergebnisse und werden zum geschätzten Partner von Geschäftsführung und Mitarbeitenden.

Gratis-Whitepaper: HR-Workflows sicher automatisieren.

Unser Whitepaper zum Thema erklärt die größten Herausforderungen bei der Digitalisierung im HR-Bereich, welche Use Cases sich für den Einstieg eignen und worauf Sie bei der Softwareauswahl achten sollten.

Automatisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit FTAPI Lösungen.

Folgende Aufgaben können Sie mit FTAPI Software innerhalb weniger Tage einfach und sicher digitalisieren.

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Die monatlichen Entgeltabrechnungen versenden Sie in nur wenigen Minuten: Die Dokumente werden automatisch aus dem Abrechnungssystem übernommen und allen Mitarbeitenden digital und sicher zur Verfügung gestellt. Diese rufen ihre Abrechnung über einen verschlüsselten Link ab. Mitarbeitende ohne E-Mail-Adresse erhalten ihre Abrechnung als ePost-Brief.

Sichere Online-Bewerbung.

Bewerbende geben ihre Daten in ein DSGVO-konformes Bewerbungsformular auf der Website ein und fügen alle relevanten Dokumente hinzu. Die Daten werden strukturiert im Bewerbermanagementsystem gespeichert, wo sie leicht ausgewertet werden können. Die richtigen Ansprechpartner*innen werden automatisch über den Eingang benachrichtigt und die Bewerbenden erhalten sofort eine Eingangsbestätigung.

Datenerfassung im Onboarding-Prozess.

Beim Eintritt von neuen Mitarbeitenden (Onboarding) muss die Personalabteilung eine ganze Reihe von Daten erfassen. Statt Fragebögen auf Papier stellt sie dafür sichere Online-Formulare zur Verfügung. Die eingegebenen Daten werden automatisch an das HR-System übermittelt (z. B. an SAP HCM) und stehen sofort an allen nötigen Stellen zur Verfügung.

Personalstammdaten aktualisieren.

Nach einem Umzug, einer Hochzeit oder einem Wechsel des Bankkontos müssen Mitarbeitende dem Arbeitgeber die neuen Stammdaten melden. Mitarbeitende tragen die aktualisierten Daten in ein sicheres Online-Formular ein und senden es an die Personalabteilung. Die Stammdaten werden automatisch in allen angebundenen Systemen aktualisiert.

FTAPI arbeitet auch mit Ihrer Personalsoftware zusammen.

Wir binden FTAPI auch an Ihre Lösungen für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung an: entweder mit einer Standardanbindung oder wir entwickeln individuelle Schnittstellen.

Warum mit FTAPI Lösungen HR-Automatisierung umsetzen?

Ihre Vorteile.

Flexibel und universell einsetzbar

FTAPI kommuniziert über Schnittstellen mit praktisch jedem anderen System. Sie können es nicht nur für eine Aufgabe verwenden, sondern unzählige Prozesse damit digitalisieren und automatisieren – auch über die HR-Abteilung hinaus.

Einsatzbereit innerhalb von wenigen Tagen

Unsere Lösungen sind sofort einsatzbereit: Nach Ihrer Bestellung richten wir den gewünschten Prozess innerhalb weniger Tage bei Ihnen ein – Sie und Ihre Mitarbeitenden werden sofort Zeit sparen.

Zertifiziert nach ISO 27001

FTAPI ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit. Damit sind wir ein zuverlässiger Partner für die Verwaltung Ihrer sensiblen Personaldaten.

Kaum IT-Support erforderlich

Unsere Flows lassen sich weitgehend ohne Programmierkenntnisse anpassen (No-/Low-Code). Dadurch haben Sie kaum Support-Bedarf.

Persönliche Ansprechpartner*innen

Als Bestandskunde haben Sie feste Ansprech- partner*innen und auch bei dringenden Support- Anfragen erreichen Sie immer echte Menschen bei uns.

Entwickelt und gehostet in Deutschland

Wir entwickeln und betreiben alle FTAPI-Lösungen in Deutschland – und auch Ihre Daten werden in einem deutschen, ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum gespeichert.

Behörden, Unternehmen und kritische Infrastrukturbetreiber vertrauen auf FTAPI.

Wollen Sie automatisierte Prozesse in Ihrer Personalabteilung umsetzen?

Vereinbaren Sie ein erstes, 15-minütiges Gespräch mit uns. Lernen Sie die Möglichkeiten mit FTAPI unverbindlich kennen und stellen Sie uns Ihre Fragen zu HR-Automatisierung.