Die korrekte Erfassung und Pflege von Personaldaten bieten wichtige Grundlagen für Unternehmen, die immer stärker digital arbeiten. Da zahlreiche IT-Systeme und Programme mit diesen Daten arbeiten, müssen Änderungen im Idealfall rasch eingepflegt werden. Gleichzeitig gilt es, dabei Fehler zu vermeiden.
Der FTAPI SecuFlow für die automatisierte Stammdatenerfassung entlastet Unternehmen hier an den richtigen Stellen. Er reduziert Übertragungsfehler sowie die Zeit für die Einpflege. Damit können alle angeschlossenen Systeme direkt die entscheidenden Änderungen berücksichtigen und problemlos weiterlaufen.
Ihre Vorteile mit dem automatisierten Update von Personaldaten.
Was passiert beim automatisierten Update von Personaldaten?
Ein Mitarbeiter zieht um, ändert nach einer Hochzeit den Nachnamen oder möchte einen neuen Notfallkontakt angeben.
Die gewünschten Änderungen trägt er in ein sicheres Online-Formular ein. Zusätzlich trägt der Mitarbeiter auch seine Personalnummer ein.
Das FTAPI-System greift auf die eingegebenen Daten zu.
Es überprüft nun, ob im Drittsystem ein Datensatz der Personalnummer zugeordnet ist.
Der Abgleich ist positiv. Die eingegebenen Änderungen ersetzen die bestehenden Angaben im Drittsystem.
Für zukünftige Anlässe verwendet das Drittsystem nun die aktualisierten Stammdaten.
Erfahren Sie, wie FTAPI Ihre Personaldaten automatisiert aktualisiert.
Eine Auswahl unserer SecuFlow-Kunden.
Häufige Fragen zum automatisierten Update von Personaldaten.
Das Erfassen und Pflegen von Personaldaten ist ein aufwändiger Prozess, der in der Personalabteilung nach wie vor wertvolle Ressourcen blockiert. Hinzu kommt, dass die Daten meist nicht nur in einem, sondern gleich in mehreren Systemen aktualisiert werden müssen. Das kostet Zeit und birgt ein enormes Fehlerpotential.
Durch die automatisierte Stammdatenerfassung werden Ihre Systeme intelligent miteinander vernetzt, wodurch die Mehrfacherfassung von Daten entfällt und sie in allen Systeme stets auf dem gleichen Stand sind. Ihre HR-Mitarbeiter werden von administrativen Aufgaben entlastete und Übertragungsfehler vermieden. Das erhöht die Produktivität und die Effizienz in Ihrem Unternehmen und treibt die Digitalisierung maßgeblich voran.
Den Prozess “automatisiertes Update von Personaldaten” bieten wir standardisiert an. Das heißt, dass lediglich ein kurzer Check Ihrer spezifischen Voraussetzungen (Drittsysteme, Schnittstellen) notwendig ist und unser Team anschließend sofort in die Umsetzung einsteigen kann. Die Implementierung ist üblicherweise innerhalb weniger Tage möglich.
Unser Versprechen: Wir bringen alles Nötige mit, um den Prozess schnell in Ihre IT-Infrastruktur zu integrieren. Es entsteht kein langwieriges Projekt und es ist kein Code notwendig. Alle Ihre Daten sind sicher und werden vertraulich behandelt.
Nein, ein Login oder eine Registrierung ist nicht notwendig.
Die Zuordnung erfolgt anhand eines eindeutigen Merkmals wie der Personalnummer, die über das Online-Formular ebenfalls abgefragt wird. Nach Absenden des Formulars greift das FTAPI-System auf die eingegebenen Daten zu und überprüft, ob im Drittsystem ein Datensatz zur Personalnummer passt. Ist der Abgleich positiv, ersetzen die eingegebenen Änderungen die bestehen Angaben im Drittsystem.
Sie können selbst festlegen, mit welcher Sicherheitsstufe die Daten übertragen werden. Wir empfehlen jedoch die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Dadurch werden die Daten beim Absenden des Formular noch im Browser verschlüsselt und anschließend vollkommen sicher und datenschutzkonform in die entsprechenden Drittsysteme übertragen. Damit erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern schaffen auch Vertrauen bei Ihren Mitarbeitern.
Sobald eine erfolgreiche Aktualisierung der Personaldaten stattgefunden hat, können die zuständigen Ansprechpartner aus der Personalabteilung per E-Mail oder auch per FTAPI Zustellung informiert werden.
Nach Absenden des Formulars wird der Mitarbeiter direkt im Browser über die erfolgreiche Übermittlung seiner Daten informiert. Eine weitere Möglichkeit stellt zum Beispiel die Benachrichtigung per E-Mail dar.
