Auf dem Weg zum strukturierten Dateneingang

Die Digitalisierung hat dazu geführt, dass Dokumente und Informationen zunehmend in digitaler Form verschickt werden. Das ist gut. Denn früher verbrachte man noch Stunden im Warteraum des Kreisverwaltungsamts, um auf seinen neuen Personalausweis zu warten. Oder in der Warteschleife der Service-Hotline, um ein unvollständige Bestellung zu reklamieren. Stunden, die inzwischen sinnvoller genutzt werden können: mit dem Kind spielen, das Strickprojekt beenden oder endlich das Buch lesen, das seit Monaten im Regal liegt.

Für Behörden und Unternehmen bedeutet das, dass die ohnehin schon kaum überschaubaren Datenmengen noch schneller auf die Mitarbeitenden einprasseln. Umso wichtiger ist es, dass die digitale Erfassung geschäftsrelevanter Daten – kurz auch: Inputmanagement – möglichst strukturiert abläuft. Passiert dies nicht, muss erst der zuständige Ansprechpartner ermittelt werden, bevor die Informationen zur Verarbeitung weitergeleitet werden. Und erst dann kann festgestellt werden, ob die Informationen vollständig sind oder ob essenzielle Daten fehlen. Diese Lücken zu füllen und händisch in die entsprechenden Systeme zu übertragen, kann Stunden dauern.

Sicherer und strukturierter Dateneingang

Durch eine systematische und standardisierte Erfassung von Daten kann die Vollständigkeit der Daten schon vor dem Versand überprüft werden. Anschließend werden sie automatisch an vorab definierte Ansprechpartner geleitet. Die damit gewonnenen Stunden können Mitarbeitende nun wieder sinnvoller nutzen: strategische Projekte in Angriff nehmen, Prozesse optimieren oder neue, innovative Lösungen entwickeln.

Eine Möglichkeit für ein effizienteres Input Management ist der Einsatz von sicheren Formularen. Um die Potenziale eines intelligenten, digitalen und vor allem sicheren Input-Kanals voll auszuschöpfen, ist es wichtig, dass die Formular-basierten Lösungen, die zum Einsatz kommen, bestimmte Kriterien erfüllen. So kann sichergestellt werden, dass sowohl Mitarbeitende als auch Kundinnen und Kunden das Angebot nutzen und Informationen gleichzeitig entsprechend geschützt sind.

Einfache Implementierung und Flexibilität

Dabei sollten die Lösungen vor allem eins sein: einfach. Die Ressourcen der IT-Abteilungen sind aufgrund des konstanten Fachkräftemangels begrenzt, weswegen sowohl die Implementierung als auch das Handling der Software schnell und einfach sein sollte. Im besten Fall sind die Formulare so aufgebaut, dass sie durch wenige Klicks in die Unternehmenswebsite integriert und an das entsprechender Erscheinungsbild angepasst werden können.

Ein modularer Aufbau der Formulare sollte außerdem eine einfache individuelle Konfiguration ermöglichen. Damit ist sichergestellt, dass Unternehmen und Behörden genau die Informationen abfragen, die sie benötigen – nicht mehr und nicht weniger.

IT-Sicherheit und Datenschutz beim Daten-Input

Bei der Übermittlung von Daten spielt IT-Security eine große Rolle. Gerade beim Transfer von Unternehmens-internen Informationen über Unternehmensgrenzen hinweg sollten diese nur verschlüsselt übertragen werden. Durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung werden nicht nur Daten geschützt, auch Cyberangriffe werden dadurch deutlich erschwert. Die übermittelten Informationen können nicht mehr ausgelesen und damit auch nicht als Grundlage für Phishing-Angriffe verwendet werden.

Werden darüber hinaus nicht nur unternehmenskritische sondern auch personenbezogene Daten übermittelt, greift zusätzlich die DSGVO. In diesem Fall ist ein besonders hohes Maß an Datensicherheit erforderlich.

Übertragung großer Datenmengen

Ein weiterer Vorteil gegenüber eines Funktionspostfachs liegt in der Übertragung großer Datenmengen. Formulare sollten hier unbegrenzte Upload-Größen ermöglichen. Beim Versand von umfangreichen Bewerbungsunterlagen oder detaillierten Bauplänen, die an das zuständige Amt übermittelt werden, stoßen E-Mail-Postfächer schnell an ihre Grenzen. Abhängig vom jeweiligen Einsatzfeld sollte es möglich sein, sowohl die maximale Größe als auch das Format der übertragenen Daten entsprechend festzulegen.

Die Definition von akzeptierten Dateiformaten vereinfacht zudem die anschließende Weiterverarbeitung. Die eingesetzte Lösung sollte über entsprechende Schnittstellen verfügen, um Daten automatisch an die richtige Stelle weiterzuleiten, beispielsweise in die Personaldatenbank oder zum Einkaufsmanagement. Dafür ist es notwendig, entsprechende Schnittstellen zwischen Input-Management-System und der Unternehmens-IT einzurichten.

Sind diese Kriterien erfüllt, steht der Implementierung eines sicheren Input-Management-Systems ebenso wenig im Weg wie dem nächsten Roman oder der nächsten Weiterbildung.

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